Description :

Pour satisfaire les besoins de sa clientèle, le documentaliste cherche l'information sous de multiples formes : documents écrits ou audiovisuels, produits informatiques... Ses activités le situent aux sources du savoir et du progrès.

Activités :

De la recherche à la communication de l'information

Le documentaliste exerce 3 fonctions principales, plus ou moins pleinement suivant son emploi ou sa position hiérarchique.

Collecte de l'information

Le documentaliste recherche les sources d'information pertinentes en fonction des intérêts de son public. Il s'informe des nouvelles parutions à l'aide de bibliographies, de revues spécialisées, de banques de données, d'enquêtes... et choisit les documents à acquérir. Pour satisfaire les demandes d'information, il est de plus en plus amené à interroger des bases de données informatiques.

Traitement de l'information

Les documents doivent être facilement et rapidement accessibles.

Le documentaliste réceptionne chaque document, en établit la notice répertoriée (carte d'identité) à l'aide de normes. Il en analyse le contenu et extrait les idées essentielles qu'il traduit en langage documentaire normalisé (mots-clés d'un thesaurus). Il veille à l'équipement des documents suivant le mode de consultation ou de prêt adopté.

Il peut participer à la mise en place ou à la modernisation du système de stockage ou de diffusion de l'information, ou simplement être chargé de l'automatisation des fichiers si son service est informatisé.

Communication de l'information

Le documentaliste aide les consultants dans la recherche des documents, et les initie à la manipulation des différents fichiers. Il effectue, sur demande, des recherches sur des sujets précis, des dossiers thématiques, des synthèses d'articles...

Il cherche à promouvoir son service en réalisant des expositions, des animations, en diffusant des listes d'acquisition de documents, des revues de presse, des bulletins d'information, en développant ses contacts individuels et institutionnels.

En dehors des fonctions précédentes, le documentaliste peut assumer des activités de formation, management, gestion administrative et financière.

Conditions de travail :

L'accès à l'information est désormais soumis à la maîtrise des outils informatiques : logiciels documentaires, banques de données informatiques, Internet... La gestion électronique des documents (GED) tend à remplacer le document papier par un document électronique stocké et traité sur ordinateur. Le nouveau documentaliste est un ingénieur spécialisé en information multimédia à qui l'on demande, par ailleurs, d'être capable d'anticiper les besoins de sa clientèle. Il doit assurer la veille technologique ou la surveillance de l'information innovante. Cette fonction est notamment capitale pour les entreprises qui veulent se montrer performantes dans la course aux marchés.

Qualités requises :

Une triple compétence

Passion de la communication, intérêt pour les outils modernes d'information, curiosité intellectuelle : un bon profil pour le métier de documentaliste !

Les rapports avec les utilisateurs et le réseau des partenaires représentent une large part des activités du documentaliste. Ils réclament de l'intérêt pour la communication et des qualités de contact.

La recherche et la gestion des informations exigent, par ailleurs, la capacité de se conformer à des méthodes rigoureuses. Esprit de synthèse, curiosité intellectuelle sont également des qualités indispensables.

Les entreprises recherchent prioritairement des documentalistes présentant la triple compétence :

maîtrise des techniques documentaires et particulièrement des logiciels informatiques ;
formation, expérience ou réel intérêt dans un domaine d'activité (chimie, pharmacie, électronique, économie, droit...) ;
connaissances linguistiques (anglais notamment pour les documentalistes scientifiques).